Program do zgód w gabinecie i ile kosztuje

Program do zgód w gabinecie powinien umieć cztery rzeczy: wysłać zgodę przed wizytą albo dać ją do podpisu na tablecie, zapisać podpisany PDF z dowodem przebiegu, trzymać wszystkie zgody w jednym rejestrze z możliwością wycofania oraz obsłużyć cały zespół recepcji w jednym abonamencie. Koszt zaczyna się od około 100 zł netto miesięcznie za gabinet jednoosobowy i rośnie do kilkuset złotych dla zespołu z kilkoma placówkami.

Co zastępuje program do zgód

W typowym gabinecie kosmetologii, medycyny estetycznej czy fizjoterapii zgody są na papierze. Klientka wypełnia druk w poczekalni, recepcja go skanuje albo wkłada do segregatora, a po roku nikt nie jest pewien, która wersja formularza obowiązywała w dniu zabiegu. Program do zgód zamienia ten obieg w kilka kroków: wybierasz szablon, wysyłasz link lub otwierasz dokument na tablecie, klient czyta, zaznacza zgody i podpisuje palcem.

Zysk nie jest w samym podpisie. Jest w czasie recepcji, w tym, że nie wpisujesz danych drugi raz, i w tym, że na kontrolę lub reklamację znajdziesz zgodę w minutę, razem z datą, godziną, wersją treści i sumą kontrolną pliku.

Funkcje, które naprawdę mają znaczenie

• Tryb tabletu. Klient podpisuje przy recepcji bez konta i bez instalowania aplikacji.
• Szablony branżowe. Zgoda na zabieg kosmetyczny, na medycynę estetyczną, na wizerunek, zgody marketingowe. Gotowa treść do edycji oszczędza godziny prawnika.
• Osobne przełączniki dla zgód. Zgoda na zabieg, zgoda na zdjęcia przed i po oraz zgoda marketingowa nie mogą być jednym zbiorczym polem.
• Rejestr z wycofaniem. Gdy klient wycofa zgodę marketingową, musi to być odnotowane z datą.
• Wersje treści. Zmieniasz formularz, a stare zgody dalej pokazują treść, którą klient faktycznie podpisał.
• Role. Recepcjonistka wysyła dokumenty, właściciel widzi wszystko.

Ile kosztuje program do zgód

Ceny na rynku układają się w trzy grupy. Platformy do umów rozliczane za pakiet podpisów kosztują od kilkudziesięciu groszy do kilku złotych za podpis, co przy kilkudziesięciu zgodach tygodniowo szybko zamienia się w nieprzewidywalny rachunek. Platformy rozliczane od użytkownika kosztują zwykle od 80 do 250 zł netto miesięcznie za osobę, więc recepcja z trzema stanowiskami płaci trzy razy. Trzecia grupa to stały abonament na zespół, tak działa Pozwalam: plan Start od 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej dla jednej osoby, plan Zespół dla pięciu osób i trzech placówek, plan Organizacja dla sieci. Aktualne kwoty są w cenniku.

Szersze zestawienie z cenami popularnych platform znajdziesz w artykule ile kosztuje podpis elektroniczny dla firmy.

Jak policzyć, czy to się opłaca

Weź liczbę zgód miesięcznie i pomnóż ją przez czas, który dziś zabiera papier: wydruk, wypełnienie, skan, opis i odłożenie. Jeśli to trzy minuty na zgodę, a masz 200 zgód miesięcznie, to 10 godzin pracy recepcji. Do tego dochodzą koszty papieru, toneru i miejsca na segregatory oraz ryzyko, że zgody po prostu nie da się znaleźć. Abonament za około 100 zł miesięcznie zwraca się już przy kilkudziesięciu zgodach.

Czy podpis na tablecie wystarczy prawnie

Dla zgód klientów i pacjentów na zabieg, wizerunek czy przetwarzanie danych w większości przypadków wystarcza podpis elektroniczny zwykły z dowodem przebiegu: kodem z maila lub SMS, datą, wersją dokumentu i sumą kontrolną. Inaczej jest, gdy przepisy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Różnice opisujemy w artykule o podpisie zwykłym, zaawansowanym i kwalifikowanym. W dokumentacji medycznej zawsze sprawdź wymagania swojej placówki.

Czy zgoda podpisana na tablecie jest ważna

Tak, jeśli dokument pokazuje, kto podpisał, kiedy i jaką treść. Zgoda na zabieg, wizerunek czy przetwarzanie danych nie wymaga formy szczególnej, a podpis na ekranie z zapisanym dowodem przebiegu jest uznawanym sposobem jej udokumentowania. Kluczowe jest to, żebyś mógł ten dowód okazać.

Jak długo przechowywać zgody klientów

Zgody marketingowe przechowujesz tak długo, jak je realizujesz, i jeszcze przez okres potrzebny do obrony przed roszczeniami. Dokumentację zabiegową obowiązują terminy wynikające z przepisów dla danej działalności. Program do zgód powinien pozwalać zachować pliki bez limitu czasu i szybko je wyszukać po nazwisku albo dacie.

Na co uważać przy wyborze

• Pytaj o limit dokumentów i o to, co się dzieje po jego przekroczeniu.
• Sprawdź, czy kody SMS są w cenie. Przy klientach bez maila na miejscu bywają potrzebne.
• Upewnij się, że dane są przechowywane w Unii Europejskiej i że dostawca podpisuje umowę powierzenia przetwarzania danych.
• Zobacz, jak wygląda eksport. Rejestr, którego nie da się wyeksportować dla inspektora ochrony danych, jest pułapką.
• Porównaj z dostawcami umów, jeśli podpisujesz też dokumenty z kontrahentami: alternatywa dla Autenti i alternatywa dla SIGNIUS pokazują, gdzie który wybór jest lepszy.

Jakie zgody warto mieć w programie od pierwszego dnia

Gabinet zwykle potrzebuje czterech grup dokumentów. Pierwsza to zgoda na konkretny zabieg z informacją o przebiegu, przeciwwskazaniach i możliwych skutkach ubocznych. Druga to klauzula informacyjna i zgoda na przetwarzanie danych, także zdrowotnych, w zakresie niezbędnym do wykonania usługi. Trzecia to zgoda na zdjęcia przed i po, najlepiej z osobnym wyborem, czy zdjęcia wolno pokazać w mediach społecznościowych. Czwarta to zgody marketingowe na e-mail i SMS, które muszą być dobrowolne i niezależne od samej wizyty. Wszystkie cztery mają osobne przełączniki, więc klient może odmówić marketingu i dalej skorzystać z zabiegu. Opisujemy to szerzej w artykule o zgodach marketingowych w firmie.

Przykład gabinetu z trzema stanowiskami

Salon z recepcją i dwiema kosmetolożkami przyjmuje około 60 klientów tygodniowo. Dziś każda wizyta to jeden druk zgody na zabieg i jeden druk RODO. W programie do zgód klientka dostaje link po umówieniu wizyty, czyta zgodę w domu, podpisuje na telefonie i na miejscu nie traci czasu. Klienci, którzy tego nie zrobili, podpisują na tablecie przy recepcji. Recepcja widzi w rejestrze, kto już podpisał, a kto nie, i nie wpuszcza na zabieg bez zgody. Przy takim wolumenie liczy się stały abonament, a nie opłata za podpis, bo miesięczna liczba dokumentów jest przewidywalna i mieści się w limicie planu.

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu

• Jedna zbiorcza zgoda na wszystko. Takiej zgody nie da się wycofać częściowo, a to ryzyko przy kontroli.
• Brak wersjonowania. Zmieniasz treść formularza i tracisz dowód, co klient podpisał rok temu.
• Podpis na zdjęciu kartki. Brak sumy kontrolnej i dziennika zdarzeń sprawia, że nie masz dowodu przebiegu.
• Jedno konto dla całej recepcji. Bez ról nie wiadomo, kto wysłał dokument i kto zmienił szablon.
• Zakup rozwiązania do umów z kontrahentami do zgód klientów. Takie platformy są świetne do swojego zadania, ale nie mają trybu tabletu ani rejestru zgód z wycofaniem.

Jak zacząć w jeden dzień

Wybierz trzy najczęstsze zgody w gabinecie, na przykład zgodę na zabieg, na wizerunek i marketingową. Wczytaj gotowe szablony i dopasuj treść do swoich zabiegów. Ustaw tablet przy recepcji i wyślij pierwszą zgodę sobie, żeby zobaczyć ścieżkę oczami klienta. Gdy gabinet nie ma jeszcze własnej strony z rezerwacją, warto ją mieć obok: strona gabinetu z gotowym układem skraca drogę klienta od wyszukiwarki do wizyty, a zgodę podpisze już przed przyjściem.

Szukasz tego samego z perspektywy dokumentacji klienta? Przeczytaj, jak wybrać elektroniczną kartę zabiegową w gabinecie.

Chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce? Przejrzyj rozwiązanie dla gabinetów kosmetycznych, szablon zgody na zabieg kosmetyczny albo wypróbuj demo na stronie głównej.