Ile kosztuje podpis elektroniczny dla firmy w 2026 roku
Podpis elektroniczny dla firmy kosztuje zwykle od około 80 do 250 zł netto miesięcznie za jedno stanowisko albo od 200 do 1300 zł miesięcznie za abonament dla całego zespołu. Certyfikat kwalifikowany to osobny koszt, liczony w setkach złotych rocznie. Cena zależy głównie od trzech rzeczy: liczby osób, limitu dokumentów i tego, czy potrzebujesz kodów SMS lub podpisu kwalifikowanego.
Z czego składa się koszt podpisu elektronicznego w firmie
Abonament to tylko część rachunku. Przy porównywaniu ofert warto zapytać o cztery rzeczy, bo właśnie one robią różnicę po kilku miesiącach używania.
- Liczba użytkowników. Wiele planów jest wyceniane za jedną osobę, więc recepcja z trzema stanowiskami kosztuje trzy razy tyle.
- Limit dokumentów. Niektóre plany miesięczne mają limit kilkunastu dokumentów, inne liczą się bez limitu tylko przy płatności rocznej.
- Kody SMS. Weryfikacja kodem z telefonu bywa wliczona w ograniczonej puli albo kupowana osobno.
- Rodzaj podpisu. Podpis zwykły z dowodem przebiegu jest tani, kwalifikowany wymaga certyfikatu i odnowień.
Ile kosztują popularne platformy
Poniższe kwoty pochodzą z publicznych cenników i mogą się zmienić. Przed decyzją sprawdź aktualne stawki u dostawcy.
| Rozwiązanie | Cena netto | Dla kogo |
|---|---|---|
| Autenti PRO | 20 EUR miesięcznie przy płatności rocznej, 30 EUR przy miesięcznej, 1 użytkownik | Jedna osoba podpisująca umowy |
| Autenti PREMIUM | 35 EUR miesięcznie przy płatności rocznej, 55 EUR przy miesięcznej, 100 kodów SMS rocznie | Jedna osoba z weryfikacją SMS |
| Pozwalam Start | 99 zł miesięcznie przy płatności rocznej, 199 zł przy miesięcznej, 100 dokumentów | Jeden gabinet lub jedna osoba |
| Pozwalam Zespół | 249 zł miesięcznie przy płatności rocznej, 499 zł przy miesięcznej, 5 osób, 600 dokumentów | Recepcja, szkoła, mała firma |
| Pozwalam Organizacja | 649 zł miesięcznie przy płatności rocznej, 1299 zł przy miesięcznej, bez limitu osób | Sieci placówek, działy HR |
Szczegółowe porównanie z jednym z dostawców znajdziesz na stronie alternatywa dla Autenti.
Podpis kwalifikowany kontra podpis zwykły, różnica w koszcie
Podpis kwalifikowany kosztuje więcej, bo wymaga certyfikatu od kwalifikowanego dostawcy, czytnika lub usługi chmurowej i odnawiania co kilka lat. Daje skutek równy podpisowi własnoręcznemu. Zgody klientów, oświadczenia rodziców czy potwierdzenia odbioru zwykle go nie wymagają, więc płacenie za niego do takich dokumentów to wyrzucone pieniądze. Różnice opisujemy w artykule o podpisie zwykłym, zaawansowanym i kwalifikowanym.
Jak policzyć, czy abonament się opłaca
Weź liczbę dokumentów, które podpisują klienci w miesiącu, i pomnóż przez czas, który dziś zabiera wydruk, podpis, skan i odłożenie do segregatora. Przy pięciu minutach na dokument i 200 dokumentach miesięcznie to ponad 16 godzin pracy. Do tego dochodzi koszt papieru i toneru oraz ryzyko, że zgody nie da się odnaleźć, gdy klient zgłosi reklamację. Jeśli recepcja kosztuje firmę kilkadziesiąt złotych za godzinę, abonament dla zespołu zwraca się zwykle w pierwszym miesiącu.
Gabinet, który i tak umawia wizyty online, na przykład przez system do rezerwacji wizyt w gabinetach i salonach, ma już klienta z adresem e-mail, więc wysłanie zgody przed wizytą nie wymaga żadnej dodatkowej zbiórki danych.
Trzy przykłady z wyliczeniem
Gabinet kosmetologiczny, jedna osoba, około 60 klientów miesięcznie. Każdy klient podpisuje wywiad i zgodę na zabieg, czyli 120 dokumentów. Plan Start w płatności rocznej to 99 zł netto miesięcznie, czyli około 0,80 zł za dokument przy pełnym wykorzystaniu limitu. Papier, toner i godzina pracy tygodniowo na porządkowanie segregatora kosztują zwykle więcej.
Szkoła językowa z recepcją, trzy osoby, 300 dokumentów miesięcznie. Umowy z uczniami, zgody rodziców i regulaminy. Plan Zespół w płatności rocznej to 249 zł netto miesięcznie, czyli mniej niż złotówka za dokument. Taka sama liczba podpisów w planie wyceniającym każdego użytkownika osobno oznaczałaby trzy subskrypcje.
Organizator obozów, sezon letni. W maju i czerwcu przychodzi nawet kilkaset zgód rodziców tygodniowo, a w listopadzie prawie żadna. Dlatego warto sprawdzić, czy plan można wypowiedzieć lub zmienić bez kary, i czy limit dokumentów nie skończy się w szczycie sezonu.
Ukryte koszty, o które warto zapytać przed zakupem
Najczęstsze niespodzianki to dopłata za kolejnego użytkownika, osobne rozliczanie kodów SMS, opłata za API i integracje oraz limit miejsca na archiwum. Zdarza się też, że niższa cena dotyczy wyłącznie płatności rocznej z góry, a przy miesięcznej rachunek rośnie o połowę. Zapisz sobie te cztery pytania i zadaj je każdemu dostawcy, zanim porównasz oferty. Odpowiedź w jednym zdaniu mówi o ofercie więcej niż tabela funkcji.
Warto też policzyć koszt wyjścia. Jeśli dokumenty leżą w systemie dostawcy, zapytaj, w jakim formacie je pobierzesz i czy eksport jest w cenie. Pliki PDF z sumą kontrolną i dziennikiem zdarzeń, które zapisujesz u siebie, to dowód niezależny od tego, czy za rok nadal będziesz korzystać z tego samego narzędzia.
Czy podpis elektroniczny dla firmy może być darmowy
Pojedynczy podpis złożony profilem zaufanym w mObywatelu kosztuje zero złotych, ale służy do spraw urzędowych i do podpisania własnego dokumentu, a nie do zbierania podpisów od klientów. Firma, która wysyła dokumenty do podpisu innym osobom, płaci za wysyłkę, weryfikację podpisującego, dowód przebiegu i rejestr. Tych czterech rzeczy nie da się sensownie zastąpić wysyłaniem PDF mailem, bo w razie sporu nie ma czym wykazać, kto i kiedy kliknął.
Ile kosztuje wdrożenie
W rozwiązaniach samoobsługowych wdrożenie to założenie konta, wybór szablonu i wysłanie pierwszego dokumentu. Zajmuje to kilkanaście minut i nie ma osobnej opłaty. Droższe są systemy, w których integrator konfiguruje obieg dokumentów, a opłata startowa potrafi sięgnąć kilku tysięcy złotych. Dla gabinetu, szkoły czy małej firmy to rzadko ma sens, bo szablony zgód i oświadczeń są dość powtarzalne.
Na co patrzeć poza ceną
- Czy dostajesz rejestr zgód z możliwością wycofania, a nie tylko archiwum plików.
- Czy klient podpisze na telefonie bez zakładania konta.
- Czy dane leżą na serwerach w Unii Europejskiej i czy jest umowa powierzenia.
- Czy cena rośnie z liczbą pracowników, czy nie.
Pozwalam ma stałą cenę za zespół, szablony zgód gotowe do wysłania i tryb tabletu w recepcji. Zobacz cennik albo wypróbuj demo na stronie głównej i wyślij pierwszy dokument do podpisu w kilka minut.