Zgody marketingowe w firmie, jak je zbierać, przechowywać i wycofywać

Newsletter, kontakt telefoniczny z ofertą, wiadomości SMS o promocjach. Każda z tych form komunikacji marketingowej zwykle wymaga zgody, a firma, która się na niej opiera, musi umieć ją wykazać. Wiele problemów zaczyna się od niedbałego zbierania zgód i braku porządku w ich przechowywaniu. Poniżej opisujemy, jak podejść do tego rzeczowo. Tekst jest informacyjny i nie zastępuje porady prawnej.

Jakie zgody marketingowe w ogóle istnieją

Zgoda marketingowa to nie jedna kratka. Inaczej reguluje się wysyłkę wiadomości e-mail, inaczej kontakt telefoniczny, a jeszcze inaczej przetwarzanie danych w celach marketingowych. Przepisy o ochronie danych osobowych i przepisy o łączności elektronicznej uzupełniają się, dlatego dobrze jest podzielić zgody według kanałów i celów. Typowy podział obejmuje zgodę na informacje handlowe e-mailem, zgodę na wiadomości SMS, zgodę na kontakt telefoniczny oraz zgodę na profilowanie, jeśli firma takie działania prowadzi.

Jak zbierać zgody zgodnie z dobrymi praktykami

Zgoda powinna być dobrowolna, konkretna i jednoznaczna. W praktyce oznacza to kilka zasad.

• Osobne pole dla każdego kanału i celu, bez zaznaczania ich domyślnie.
• Prosty język i informacja o tym, kto wysyła treści marketingowe.
• Brak uzależniania zawarcia umowy od zgody marketingowej, jeśli nie jest potrzebna do jej wykonania.
• Informacja o prawie do wycofania zgody w każdej chwili i o sposobie jego zgłoszenia.

Przykładowe sformułowania możesz przejrzeć w szablonie zgody marketingowe i dopasować do własnej działalności.

Potwierdzenie, że to naprawdę ta osoba

Częsty problem to zgody wpisane przez kogoś innego, na przykład literówka w adresie lub cudzy numer telefonu. Pomaga potwierdzenie jednorazowym kodem wysłanym na podany adres e-mail lub numer. Osoba wpisuje kod i tym samym pokazuje, że ma dostęp do danego kanału. W połączeniu z podpisem palcem na ekranie, tam gdzie jest potrzebny, zgoda zyskuje solidniejszą podstawę. Szersze omówienie znajdziesz w opisie elektronicznych zgód.

Co przechowywać jako dowód

Administrator musi wykazać, że zgoda została udzielona. Dlatego razem z informacją o samej zgodzie warto zachować kilka elementów.

• Treść zgody w wersji, którą widziała osoba, oraz zakres i kanały.
• Datę i godzinę udzielenia zgody oraz dane użyte do potwierdzenia.
• Plik PDF z sumą SHA-256, pozwalającą wykryć późniejszą zmianę dokumentu.
• Dziennik zdarzeń z przebiegiem procesu.
• Informację o wycofaniu, jeśli nastąpiło, razem z datą.

Wycofanie zgody bez chaosu

Wycofanie zgody musi być równie proste jak jej udzielenie. W praktyce firmy powinny przyjmować takie zgłoszenia z wielu kanałów i szybko odzwierciedlać je w systemach wysyłkowych. Rejestr, w którym wycofanie jest zapisane razem z datą, pozwala sprawdzić, czy po wycofaniu nie wysłano już żadnej wiadomości marketingowej. Pomaga też przy odpowiedzi na pytanie osoby lub organu nadzorczego o stan zgody w konkretnym dniu.

Dobrze jest też wyznaczyć w firmie osobę odpowiedzialną za rejestr zgód i opisać prostą procedurę, co robić, gdy klient zgłasza wycofanie przez telefon, e-mail lub w rozmowie z handlowcem. Bez tego zgłoszenia łatwo zgubić, a wiadomość marketingowa wysłana po wycofaniu zgody jest poważnym uchybieniem.

Porządek w czasie

Zgody warto okresowo przeglądać. Jeśli firma zmienia cele lub kanały komunikacji, może być potrzebna nowa zgoda. Dobrze też określić, jak długo przechowywane są dowody zgód, i usuwać je po upływie okresu, w którym mogą być potrzebne do obrony roszczeń. Jasne zasady zmniejszają ryzyko błędu i oszczędzają czas. Informacje o cenach i pakietach znajdziesz w cenniku.

Chcesz zobaczyć, jak wygląda zbieranie zgody, jej dokument i rejestr z wycofaniem. Wypróbuj demo na stronie głównej i oceń, czy takie rozwiązanie pasuje do Twojej firmy.