Elektroniczna karta zabiegowa w gabinecie i jak wybrać system
Elektroniczna karta zabiegowa to dokument gabinetu, w którym klient zapisuje wywiad, zgody i podpis, a Ty dopisujesz przebieg zabiegu, i który wyszukujesz po nazwisku, a nie w segregatorze. Dobry system powinien dawać trzy rzeczy: podpis klienta na tablecie z zapisem daty i wersji treści, osobne zgody (zabieg, zdjęcia, marketing) oraz rejestr, z którego wydrukujesz komplet dokumentów na prośbę klienta lub kontroli. Poniżej opisujemy, jak ocenić takie rozwiązanie przed zakupem.
Co powinna zawierać elektroniczna karta zabiegowa
Zacznij od tego, co dziś trzymasz na papierze. W gabinecie kosmetycznym czy medycyny estetycznej karta zwykle składa się z kilku części i każdą trzeba przenieść do systemu.
- Dane klienta i wywiad, czyli alergie, choroby przewlekłe, przyjmowane leki, ciąża i karmienie. To część, którą klient wypełnia sam, najlepiej przed wizytą.
- Zgoda na konkretny zabieg z informacją o przebiegu, przeciwwskazaniach i możliwych skutkach niepożądanych.
- Zgoda na wykonanie zdjęć przed i po oraz osobna zgoda na ich publikację.
- Zgoda marketingowa, wyodrębniona od pozostałych i możliwa do wycofania.
- Notatka z przebiegu zabiegu, użyte preparaty i zalecenia pozabiegowe.
Mieszanie wszystkiego w jedną zgodę na „wszystko” to najczęstszy błąd. Klient, który chce zabieg, ale nie chce, żeby jego zdjęcia trafiły na Instagram, musi mieć szansę to zaznaczyć bez rezygnacji z wizyty.
Jak klient podpisuje kartę w gabinecie
Są dwa sensowne scenariusze. Pierwszy: wysyłasz link mailem lub SMS-em dzień przed wizytą, klient wypełnia wywiad w domu, a na miejscu tylko potwierdza zgodę. Drugi: tablet przy recepcji, na którym klient wypełnia i podpisuje wszystko palcem. W obu przypadkach liczy się dowód przebiegu, czyli data, godzina, wersja treści i suma kontrolna podpisanego PDF.
Podpis narysowany na zdjęciu kartki czy w edytorze PDF bez dziennika zdarzeń nie daje takiego dowodu. Więcej o tym, czym różni się dowód przebiegu od ozdobnego podpisu, piszemy w artykule o podpisie na tablecie.
Na co patrzeć przy wyborze systemu
| Kryterium | Pytanie kontrolne |
|---|---|
| Tryb tabletu | Czy klient bez konta podpisze w recepcji w minutę? |
| Wersjonowanie treści | Czy po zmianie formularza widzisz, co klient podpisał rok temu? |
| Wycofanie zgody | Czy zgodę marketingową można wycofać osobno i zostaje po tym ślad? |
| Wyszukiwanie | Czy po nazwisku znajdziesz wszystkie dokumenty klienta? |
| Szablony | Czy są gotowe zgody dla Twojej branży, które możesz edytować? |
| Cena | Stały abonament czy opłata za każdy podpis albo użytkownika? |
| Role | Czy recepcja i gabinet mają osobne uprawnienia? |
Karta zabiegowa a przepisy
Gabinet medycyny estetycznej prowadzący dokumentację medyczną podlega innym wymogom niż salon kosmetyczny. W praktyce część dokumentów pacjenta musi być prowadzona w sposób wskazany w przepisach o dokumentacji medycznej, a nie każdy podpis klienta wystarcza jako podpis pod dokumentem medycznym. Zgody RODO, zgody na zdjęcia i zgody marketingowe to inna kategoria, którą z powodzeniem obsłużysz podpisem zwykłym z dowodem przebiegu. Jeśli masz wątpliwości, które dokumenty u Ciebie wymagają szczególnej formy, zapytaj prawnika lub inspektora ochrony danych. Szerzej o granicy między tymi formami piszemy na stronie dla klinik.
Ile kosztuje wdrożenie
Największy koszt to czas, a nie licencja. Przepisanie trzech do pięciu najczęstszych zgód do systemu zajmuje zwykle jedno popołudnie, jeśli korzystasz z gotowych szablonów. Potem recepcja uczy się jednej rzeczy: podać tablet i wysłać link. Przy abonamencie od 99 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej koszt zwraca się, gdy przestajesz drukować, skanować i szukać papierów. Aktualne plany znajdziesz w cenniku.
Karta zabiegowa a rezerwacje online
Najlepiej działa to wtedy, gdy zgoda jest elementem rezerwacji: klient umawia się przez internet, dostaje potwierdzenie z linkiem do karty, a na wizytę przychodzi z kompletem. Jeśli dopiero szukasz kalendarza, system rezerwacji wizyt dla gabinetów zamyka tę część, a Pozwalam przejmuje dokumenty.
Jak wygląda dzień z elektroniczną kartą
Klientka umawia się na wypełnienie zmarszczek na czwartek. We wtorek dostaje wiadomość z linkiem do wywiadu i zgód. Wypełnia je w tramwaju, zaznacza zgodę na zabieg i na zdjęcia, ale odznacza zgodę marketingową. W czwartek recepcjonistka widzi na liście, że karta jest kompletna, a gabinet ma w rejestrze podpisany PDF z godziną i wersją treści. Przed zabiegiem kosmetolog otwiera kartę na tablecie, sprawdza odpowiedzi o alergiach, a po zabiegu dopisuje użyty preparat i zalecenia. Cała dokumentacja klientki leży w jednym miejscu, a nie w trzech segregatorach i na prywatnym telefonie.
Taki obieg ma jeszcze jedną zaletę: pytania o stan zdrowia zadajesz na spokojnie, a nie przy fotelu, gdy klientka się spieszy. Wywiad wypełniony w domu jest zwykle dokładniejszy niż ten, który klient odhacza przy recepcji z kluczykami w ręku.
Najczęstsze błędy przy przejściu na kartę elektroniczną
- Skanowanie starych kart zamiast budowy formularza. Skan to nadal kartka, bez wyszukiwania i bez wersji treści.
- Jeden szablon dla wszystkich zabiegów. Zgoda na peeling i zgoda na kwas hialuronowy mają inne ryzyka i inne przeciwwskazania.
- Brak kopii dla klienta. Klient powinien dostać podpisany dokument mailem, to buduje zaufanie i ogranicza spory.
- Brak ról. Gdy recepcja może edytować szablony zgód, nikt nie wie, kiedy zmieniła się treść.
- Zbyt długi formularz na tablecie. Wywiad dzielony na kilka krótkich kroków kończy się częściej niż jeden ekran z dwudziestoma pytaniami.
Jak długo przechowywać karty i co z wycofaniem zgody
Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu i tego, czy gabinet prowadzi dokumentację medyczną. Zgody marketingowe przechowujesz tak długo, jak trwa zgoda, i zachowujesz dowód jej udzielenia oraz ewentualnego wycofania. Dlatego system musi trzymać historię, a nie nadpisywać stan. Po wycofaniu zgody przestajesz wysyłać newsletter, ale wpis o tym, że zgoda była i kiedy ją cofnięto, zostaje w rejestrze. Dokładne terminy dla Twojego rodzaju działalności ustal z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Najczęstsze pytania
Czy elektroniczna karta zabiegowa jest ważna?
Dla zgód klienta, wywiadu i zgód na zdjęcia podpis elektroniczny zwykły z dowodem przebiegu jest powszechnie stosowany i wystarcza. Dla dokumentów, gdzie przepisy wymagają szczególnej formy, sprawdź wymogi z prawnikiem.
Czy klient musi mieć konto?
Nie. Klient otwiera link z maila lub podpisuje na tablecie w gabinecie, bez rejestracji i bez pobierania aplikacji.
Czy mogę zaimportować dotychczasowe formularze?
Tak, własny dokument wczytujesz jako PDF albo budujesz formularz z gotowego szablonu i dopasowujesz treść do swoich zabiegów.
Jak zacząć
- Spisz dokumenty, które dziś klient podpisuje w gabinecie.
- Wczytaj szablony: zgoda na zabieg kosmetyczny i zgoda na zabieg medycyny estetycznej.
- Rozdziel zgody: zabieg, zdjęcia, marketing.
- Wyślij pierwszy dokument sobie i sprawdź ścieżkę oczami klienta.
- Postaw tablet przy recepcji i przez tydzień zbieraj zgody tylko elektronicznie.
Gotowe rozwiązanie dla branży znajdziesz na stronach karta klienta online i zgoda na zabieg w medycynie estetycznej online.