Jak podpisać PDF bez drukowania, w telefonie i na komputerze

Jeszcze niedawno podpisanie jednej strony wymagało wydruku, długopisu, skanera i wysyłki. Dziś plik PDF można podpisać na ekranie telefonu lub komputera w kilka minut, bez papieru. Warto jednak wiedzieć, jak to zrobić tak, by podpis miał wartość dowodową, i kiedy sam obrazek wstawiony do pliku nie wystarcza. Poniżej opisujemy praktyczne sposoby oraz ich ograniczenia. Tekst jest informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Najprostszy sposób, wstawienie obrazu podpisu

Wiele programów do podglądu plików pozwala wstawić do PDF obraz odręcznego podpisu. Na komputerze można go wykonać myszką lub touchpadem, w telefonie palcem. To rozwiązanie szybkie, ale ma słabe strony. Obraz podpisu można skopiować, a plik da się później zmienić bez widocznego śladu. Nic w nim nie dowodzi, kto i kiedy go złożył. Do nieformalnych potrzeb może wystarczyć, ale przy zgodach i umowach, które mają zostać w archiwum, warto zadbać o więcej.

Podpis w telefonie krok po kroku

W telefonie najwygodniej podpisać dokument, który ktoś przesłał w formie linku. Otwierasz link w przeglądarce, czytasz treść dokumentu, potwierdzasz swoją tożsamość kodem otrzymanym w wiadomości e-mail lub SMS i rysujesz podpis palcem. Całość trwa krótko, a nie wymaga instalowania aplikacji. Po zatwierdzeniu dostajesz gotowy plik PDF. Szczegóły tego procesu opisujemy na stronie jak to działa.

• Obróć telefon poziomo, jeśli chcesz mieć więcej miejsca na podpis.
• Przed podpisaniem przewiń cały dokument i sprawdź dane.
• Upewnij się, że kod trafił na Twój numer lub adres.

Podpis na komputerze

Na komputerze proces wygląda podobnie. Otwierasz link w przeglądarce, czytasz dokument, wpisujesz kod i podpisujesz myszką, touchpadem albo ekranem dotykowym. Jeśli podpis myszką wydaje się nienaturalny, możesz skorzystać z telefonu, otwierając ten sam link. Pamiętaj, aby korzystać z zaufanego urządzenia i wylogować się z poczty na komputerze współdzielonym.

Dlaczego warto zadbać o dowody

Dokument elektroniczny można łatwo zmienić, dlatego przy podpisywaniu ważne jest zabezpieczenie jego treści. Pomaga w tym suma kontrolna SHA-256, czyli krótki ciąg znaków wyliczony z zawartości pliku. Jeśli ktoś zmieni choćby jedną literę, suma będzie inna, więc zmianę da się wykryć. Dziennik zdarzeń dopełnia obraz, pokazując, kiedy wysłano link, kiedy dokument otwarto i kiedy zatwierdzono podpis. To właśnie zestaw informacji, a nie sam obraz, buduje wiarygodność dokumentu. O zasadach ochrony danych piszemy w sekcji bezpieczeństwo.

Czego nie załatwi podpis na ekranie

Podpis narysowany na ekranie jest podpisem elektronicznym w rozumieniu zwykłym i nie zastępuje kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dla zgód, oświadczeń i wielu prostych umów to zwykle wystarczy. Jeśli jednak przepisy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, dokument należy podpisać własnoręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W razie wątpliwości lepiej sprawdzić wymaganą formę u prawnika, zanim dokument zostanie podpisany.

Gdzie przechowywać podpisany plik

Po podpisaniu zadbaj o kopię w bezpiecznym miejscu. Nazwij plik w sposób, który pozwoli go odnaleźć, i zachowaj razem z nim informacje o dacie podpisania. Firmy powinny trzymać dokumenty w jednym miejscu z ograniczonym dostępem, najlepiej razem z zapisem zdarzeń. Jeśli dokument dotyczy zgody osoby, warto prowadzić też rejestr z możliwością odnotowania wycofania, o czym piszemy w części o elektronicznych zgodach.

Sprawdź, jak to wygląda w praktyce. Wypróbuj demo na stronie głównej, podpisz przykładowy dokument w telefonie lub na komputerze i obejrzyj gotowy plik razem z jego sumą kontrolną.