Jak podpisać dokument elektronicznie, cztery sposoby i kiedy który wybrać

Podpisanie dokumentu nie musi oznaczać drukowania, skanowania i wysyłania papierów kurierem. Dziś większość zwykłych umów, zgód i oświadczeń można zawrzeć zdalnie, a strony zostają z kompletem dowodów. Warto jednak wiedzieć, że nie każdy sposób podpisu nadaje się do każdego dokumentu. Poniżej opisujemy cztery najczęstsze metody i podpowiadamy, od czego zależy wybór.

Dlaczego w ogóle podpisywać elektronicznie

Podpis na papierze wymaga spotkania albo przesyłki. Podpis elektroniczny pozwala załatwić sprawę w kilka minut, z telefonu lub komputera, o dowolnej porze. Dla firmy oznacza to krótszy czas obiegu dokumentów, mniej papieru w archiwum i łatwiejsze odnalezienie dokumentu po latach. Dla osoby podpisującej oznacza brak konieczności dojazdu i drukowania.

Sama wygoda nie wystarczy. Dokument podpisany elektronicznie powinien pozwalać wykazać, kto go podpisał, kiedy i co dokładnie było treścią. Dlatego przy wyborze metody warto patrzeć nie tylko na szybkość, ale też na dowody, które zostają po podpisaniu.

Sposób pierwszy, potwierdzenie kodem z maila lub SMS

Najprostsza forma to jednorazowy kod wysłany na adres e-mail lub numer telefonu osoby podpisującej. Osoba otwiera dokument, czyta treść, wpisuje kod i zatwierdza. Metoda sprawdza, że osoba ma dostęp do danej skrzynki lub numeru, co w wielu sprawach w zupełności wystarcza, na przykład przy zgodach, oświadczeniach, regulaminach czy potwierdzeniach zapoznania się z informacją.

Zaletą jest brak instalowania czegokolwiek. Ograniczeniem jest to, że kod potwierdza dostęp do kanału, a nie tożsamość w sensie urzędowym. Do spraw o wysokiej wartości lub z wymogami ustawowymi potrzebna bywa mocniejsza metoda.

Sposób drugi, podpis odręczny palcem lub rysikiem na ekranie

Drugi sposób przypomina tradycyjny podpis. Osoba rysuje swój podpis palcem na ekranie telefonu, tabletu albo myszką na komputerze, a obraz podpisu zostaje umieszczony w dokumencie. Wiele osób czuje się z nim naturalnie, bo gest jest znany. Warto łączyć go z kodem z maila lub SMS, żeby dodatkowo potwierdzić kanał kontaktu.

Taki podpis sam w sobie nie jest podpisem kwalifikowanym, a wartość dowodowa zależy od całego procesu. Pomagają w tym zapis daty i godziny, adres e-mail lub telefon osoby, dziennik zdarzeń oraz suma kontrolna gotowego pliku. O sposobie, w jaki to robimy, piszemy na stronie podpis na ekranie.

Sposób trzeci, podpis zaawansowany

Podpis zaawansowany jest jednoznacznie powiązany z podpisującym, pozwala go zidentyfikować i jest tak związany z dokumentem, że późniejsza zmiana treści jest wykrywalna. Zwykle opiera się na dodatkowej weryfikacji tożsamości i kryptografii. Stosuje się go tam, gdzie strony chcą mocniejszych gwarancji niż przy prostym potwierdzeniu kodem, na przykład w umowach o większej wartości. To odrębna kategoria, której nie należy mylić z samym narysowaniem podpisu na ekranie. Różnice opisujemy szerzej w artykule o podpisie zaawansowanym, kwalifikowanym i zwykłym.

Sposób czwarty, kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga certyfikatu wydanego przez wyspecjalizowany podmiot i specjalnego urządzenia lub usługi. Pod względem skutków prawnych jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. To jedyny podpis elektroniczny, którym można zastąpić formę pisemną, gdy przepisy wymagają jej pod rygorem nieważności. Wymaga jednak wcześniejszego przygotowania i kosztów, więc na co dzień używa się go rzadziej.

Jak wybrać metodę do konkretnego dokumentu

Dobrą zasadą jest zadanie sobie trzech pytań. Po pierwsze, czy przepisy lub druga strona wymagają określonej formy. Jeśli dokument wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, podpisuje się go własnoręcznie albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Po drugie, jaka jest wartość i ryzyko sprawy. Im wyższe, tym mocniejsza weryfikacja. Po trzecie, kto będzie podpisywał, bo rodzic, klient czy pracownik mają różne możliwości techniczne.

• Zgody, oświadczenia, potwierdzenia zapoznania się z regulaminem lub klauzulą zwykle da się podpisać kodem lub podpisem na ekranie.
• Umowy o szczególnym znaczeniu warto oprzeć o podpis zaawansowany lub kwalifikowany.
• Dokumenty z wymogiem formy pisemnej pod rygorem nieważności podpisuje się własnoręcznie lub kwalifikowanym podpisem.

Ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej. W wątpliwych sprawach warto skonsultować wybór formy z prawnikiem.

Co zostaje po podpisaniu

Niezależnie od wybranej metody dobrze mieć gotowy plik PDF, datę i godzinę podpisania oraz zapis zdarzeń z całego procesu. W Pozwalam dokument trafia do pliku PDF z sumą SHA-256, a dziennik zdarzeń pokazuje kolejne kroki, od wysłania linku po zatwierdzenie. Szczegóły procesu znajdziesz w opisie jak to działa, a o zasadach ochrony danych w sekcji bezpieczeństwo.

Najlepiej zobaczyć to na własnym przykładzie. Wypróbuj demo na stronie głównej, przejdź cały proces jako osoba podpisująca i sprawdź, jak wygląda gotowy dokument.